Auch im Zeitalter von Internet und E-Mailing ist Briefpapier von größter Bedeutung. Wenn gleich vieles inzwischen auf elektronischen Bahnen erledigt wird, bleibt doch noch genügend übrig, das tatsächlich auf dem postalischen Wege seinen Empfänger erreicht. Das ist nicht nur für Geschäftsvorgänge erforderlich. Der persönliche Kontakt über einen Brief führt zu einer viel stärkeren Kundenbindung.

Wenn Sie sich entscheiden müssten, Ihren Kunden beispielsweise entweder eine Mail oder einen Brief mit Weihnachtswünschen zu schicken, sollten Sie sich auf jeden Fall für die Variante mit echtem Briefpapier entscheiden. Ihre Mail ist im Zweifel schneller im virtuellen Papierkorb gelandet als Sie auf „Senden“ klicken können. Ein Brief mit ansprechendem und professionellem Briefkopf dagegen wirkt anders. Eben besser.

Individuelles Briefpapier verleiht Ihnen Persönlichkeit

Wir sind ganz sicher, dass Sie auch ohne Briefpapier eine besondere Persönlichkeit sind, keine Sekunde würden wir daran zweifeln. Aber wenn Sie Kundenpost verschicken, kommt diese Persönlichkeit nun einmal nicht zur Geltung. Das funktioniert nur, wenn Sie direkt vor Ihrem Kunden stehen. Das ist freilich nicht immer möglich, und so ist Kundenpost ein wichtiger Standteil vieler Firmen und Unternehmen. Der Briefkopf muss mit Bedacht gewählt werden, denn es ist das Erste, was Ihr Kunde sieht, wenn er Ihren Umschlag öffnet. Ihre Aufmerksamkeit sollte schon dem Papier an sich gelten. Wählen Sie nicht das günstigste Papier für Ihr Briefpapier, es wirkt schnell billig und kommt nicht gut an. Ein wenig dicker sollte es also schon sein. Übertreiben müssen Sie es aber auch nicht gleich, denn wenn Ihr Briefpapier zu dick und schwer ist, wirkt sich das auf Ihre Portokasse aus. Bei einem oder zwei Briefen mag das noch nicht ins Gewicht fallen. Wenn Sie aber mehr Briefe verschicken, kann es teuer werden. Für Ihre Kunden ist es sowieso egal, sie sind mit der „mittleren Gewichtsklasse“ vollkommen einverstanden. Nur die Billig-Lösung kommt halt bei Ihrem Briefpapier nicht so gut an.

Alles, was wichtig ist für Briefpapier

Die Geister scheiden sich an der Frage, was denn nun wirklich auf das Briefpapier gehört und was nicht. Theoretisch können Sie Ihren Briefkopf mit Informationen regelrecht vollpumpen, sodass es Ihren Kunden an nichts fehlt. Anderseits sollten Sie auch die ästhetische Seite nicht vergessen. Neben Ihrem Namen und Firmennamen muss natürlich Ihre Anschrift erscheinen, das muss nicht weiter erwähnt werden. Wie es dann weitergeht, wird dagegen schon unterschiedlich bewertet. Fraglos sollte aber Ihre Telefonnummer auf Ihrem Briefpapier zu finden sein, genauso wie Ihre Faxnummer, Ihre Website und Ihre E-Mail-Adresse. Selbst wenn Ihr Kunde seine Mitteilung mit der Post von Ihnen bekommt, muss er doch auf dem Briefpapier die Möglichkeit finden, per Mail darauf zu reagieren. Für Sie gilt selbstverständlich, dass Sie bestimmte Informationen in jedem Fall mit Briefpapier verschicken sollten. Für Ihre Kunden gilt das aber nicht, sie müssen auch auf elektronischem Wege antworten können.
Mehr als diese Angaben brauchen Sie eigentlich nicht auf Ihrem Briefpapier. Angaben wie beispielsweise die Steuernummer oder Ihre Kontoverbindung können Sie auch ganz bequem nach unten verschieben. Fußzeilen eignen sich für diese Angaben bestens. Ihre Kontoverbindung ganz oben auf dem Briefpapier zu positionieren wäre nicht nur unschön, sondern auch unnötig. Die Steuernummer darf zwar schon aus rechtlichen Gründen nicht fehlen. Für Ihre Kunden ist sie aber in aller Regel vollkommen unerheblich. Also ab in die Fußzeile damit! Wer ganz sicher gehen will hier die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von der IHK Hamburg.

Effizienz durch Briefpapier

Stellen Sie sich einmal vor, Sie oder Ihre Mitarbeiter müssten bei jedem Schriftstück das Briefpapier neu aufsetzen. Es wäre ein Aufwand, der in keinem Verhältnis zum Ertrag steht. Mit vorbereitetem Briefkopf dagegen haben Sie immer Vorlagen parat, die Sie sofort in den Drucker legen können. Zudem müssen Sie kein Vermögen investieren, um hochwertiges Briefpapier zu erhalten. Moderne Arbeitsverfahren sorgen dafür, dass Sie Briefpapier in bester Qualität schon zu sehr attraktiven Preisen bekommen. Daher können Sie auch gleich einen ganzen Schwung bestellen. Dadurch wird es noch günstiger.